Kế hoạch tổ chức họp báo thành công

Họp báo là gì?

Trong tiếng Anh, họp báo được hiểu là Press Conference – Đây là thuật ngữ xuất hiện ở khoảng thế kỷ 17 ở nước Anh và được các nước châu Âu dùng khá phổ biến. Thay vì các tổ chức lớn chỉ diễn ra các cuộc họp báo chí kín thì giờ đây có thêm các khách mời của họp báo tham dự.

Nghĩa là, các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khi muốn tổ chức sự kiện để công bố một vấn đề thì đều sẽ có sự tham dự của các khách mời và nhà báo, các bên bảo trợ truyền thông liên quan. Dựa theo lĩnh vực hoạt động và mục đích tổ chức thì thông tin nêu ra trong các buổi họp báo cũng trở nên đa dạng hơn.

Kế hoạch tổ chức họp báo thành công
Họp báo là gì?

Họp báo để làm gì?

Như đã nêu ở phần khái niệm họp báo là gì thì chúng ta có rất nhiều mục đích khác nhau để tổ chức các buổi họp báo. Tuy nhiên, tất cả đều nhằm vào mục đích kết nối truyền thông giữa cá nhân, tổ chức với cộng đồng, các cơ quan báo chí truyền thông với các thông tin cơ bản, quan trọng nhất mà họ đưa ra.

Dưới đây sẽ liệt kê cho bạn một số thời điểm khi nào cần tổ chức họp báo?

  • Giải quyết các khủng hoảng truyền thông như vấn đề scandal, đính chính hoặc xác nhận thông tin … của các ca sĩ, diễn viên.
  • Ra mắt thương hiệu, sản phẩm kinh doanh, MV ca nhạc, phim ảnh …
  • Thông báo về các thay đổi thông tin liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức
  • Đưa ra các thông tin có ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh nghiệp.

Tổ chức họp báo cần những gì?

Để thu hút sự quan tâm của truyền thông, công chúng trong quá trình ra mắt sản phẩm, phim ảnh hoặc giải quyết các vấn đề khủng hoảng thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị cẩn thận các điều sau:

Chuẩn bị kế hoạch chi tiết

Việc chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho các buổi họp báo là điều đầu tiên mà chúng ta cần phải có. Ở khâu này thì nhân viên thuộc ban tổ chức sẽ phải biết nắm rõ mục đích và đưa ra các ý tưởng nội dung cụ thể cho từng phần họp báo là gì?

Họp báo có thể diễn ra được hay không và cần chuẩn bị thế nào phụ thuộc hoàn toàn ở bước chuẩn bị này.

Nội dung họp báo

Thêm một yếu tố ảnh hưởng tới sự thành bại của họp báo chính là nội dung tổ chức họp báo. Thông tin mà bạn nêu ra trong họp báo sẽ được các nhà báo ghi lại và truyền tải tin báo chí tới cho công chúng. Do vậy, bạn sẽ khó thu hút được các nhà báo, phóng viên quan tâm nếu sự kiện thiếu vắng người tham gia, thông cáo báo chí thiếu tính chính xác, khó đáp ứng mục tiêu đề ra.

Địa điểm tổ chức

Để chuẩn bị cho họp báo thì địa điểm cũng là vấn đề đáng được lưu tâm. Một địa điểm phù hợp để tổ chức họp báo cần đáp ứng các yêu cầu về không gian chỗ ngồi để phóng viên và nhà báo tác nghiệp hay ánh sáng, âm thanh để quay phim, chụp ảnh …

Kế hoạch tổ chức họp báo thành công
Địa điểm tổ chức

Danh sách khách mời

Công đoạn tiếp theo cần thực hiện chính là việc lên danh sách khách mời của họp báo tham dự trong họp báo. Lượng khách mời, phóng viên, báo chí cần được ban tổ chức tính toán kỹ để phù hợp với tính chất và quy mô của sự kiện.

Tài liệu họp báo

Muốn khách mời và phóng viên, nhà báo nắm bắt sơ bộ các thông tin về sự kiện, tra cứu thông tin thì ban tổ chức cần cung cấp các tài liệu đi kèm giới thiệu về sản phẩm, nhân vật chính, kế hoạch từng phần chương trình trong họp báo.

Trao đổi với MC, nhân vật chính

Nhằm mục đích đảm bảo buổi họp báo diễn ra đúng kịch bản, kế hoạch thì nhân vật chính và MC nên tập trung vào các nội dung chính, trọng tâm của buổi họp. MC phải là người có khả năng giao tiếp, biết tạo bầu không khí thoải mái và nhanh nhẹn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.

Diễn tập trước khi tổ chức họp báo

Mang tới cho công chúng những hình ảnh đẹp nhất về các sản phẩm hay giải quyết các vấn đề của cá nhân, tổ chức một cách chỉn chu thì ban tổ chức cần có các buổi diễn tập với MC, nhân vật chính. Cách này sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro không đáng có và lên phương án dự phòng phù hợp cho các sự cố bất ngờ xảy ra trong buổi họp báo.

Kế hoạch tổ chức họp báo thành công
Diễn tập trước khi tổ chức họp báo

Bắt đầu buổi họp báo

Toàn bộ nhân viên trong ban tổ chức cần có mặt từ sớm trong ngày tổ chức họp báo để hoàn thiện nốt các khâu trước khi họp báo diễn ra. Kèm theo đó, ban tổ chức cũng cần nhắc nhở lịch sự với các nhà báo, phóng viên tham dự về việc đặt các câu hỏi nhằm đảm bảo thời gian tổ chức cũng như lộn xộn trong suốt buổi họp.

Không quên gửi lời cám ơn tới các đơn vị truyền thông và bày tỏ mong muốn hợp tác lâu dài với họ về sau khi buổi họp báo kết thúc.

Xem thêm: Bản sắc thương hiệu giống hay khác văn hoá công ty?

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

spot_imgspot_imgspot_imgspot_img

Bài Viết Tương Tự

Xem Thêm

KOL marketing cho doanh nghiệp cần có những yếu tố nào?

KOL hay KOLs là thuật ngữ vô cùng phổ biến trong lĩnh vực Marketing,...

Chiến lược truyền thông mang lại thành công cho VinFast

Chỉ trong khoảng thời gian ngắn, VinFast đã trở thành cái tên “phủ sóng”...

Kinh nghiệm marketing quốc tế từ Coca- Cola

Với thị trường kinh doanh ngày càng phát triển nhanh chóng, để mở rộng...

Ưu nhược điểm marketing nhờ người nổi tiếng

Trong những năm gần đây, đã có không ít các doanh nghiệp, đơn vị...