Việc Xây dựng 1 danh sách Email chất lượng là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất để thực hiện một kế hoạch Email Marketing thành công.
Điều đầu tiên để xây dựng được 1 danh sách Email chất lượng đòi hỏi phải phác họa được chân dung khách hàng tiềm năng mà bạn đang theo đuổi.
Dưới đây là Quy trình xây dựng danh sách Email Marketing để thiết lập danh sách Email chất lượng và hiệu quả.
1. Thu thập địa chỉ Email:
Bạn có thể thu thập địa chỉ Email thông qua:
• Thu thập thông tin qua Website (thông tin liên lạc, biết đơn vị bạn qua đâu, giới tính, tuổi, lịch sử mua hàng, quy mô công ty khách hàng, dịch vụ mà khách hàng muốn bạn cung cấp…)
• Thu thập từ mạng lưới liên hệ. Bạn có thể tham gia trao đổi business card với mọi người trong các buổi Hội thảo, bữa tiệc và đừng quên xin phép được gửi email tới họ. Bạn cũng nên tạo thói quen gửi email cho họ trong vòng 3 ngày để đề cập tới vấn đề bạn đang trao đổi. (Câu lạc bộ, Hội thảo, Hiệp Hội, triển lãm thương mại…)
• Cung cấp các bản báo cáo miễn phí, các tin tức hữu ích hoặc phần mềm miễn phí… Bằng cách yêu cầu khánh hàng ghé thăm điền thông tin khi muốn Download hay được tặng 1 sản phẩm miễn phí của bạn. Đây là một cách thường được dùng nhất không chỉ trên Internet.
• Nguồn địa chỉ từ các đơn vị “môi giới” danh sách. Các nhà môi giới thường là các công ty marketing thu thập và bán các thông tin về khách hàng. Nếu bạn có ý định mua lại danh sách từ các công ty này, hãy chú ý về vấn đề hợp pháp của danh sách, nếu không việc này sẽ phá hủy hình ảnh của công ty bạn.
• Tạo Form đăng kí nhận tin trên Website và kết nối Form đăng kí nhận tin trên Website của bạn với phần mềm email marketing. Trong các phần mềm khác nhau, tính năng này có thể được gọi là: Tạo Form đăng kí nhận bản tin/Mẫu đăng kí nhận tin/ Tích hợp nhận tin…
• Tổng hợp về thông tin khách hàng hiện tại (hòm thư, contact Outlook, Danh thiếp, Dữ liệu trên Website, mạng xã hội, văn bản hợp đồng…)
• Chương trình khuyến mãi. Tổ chức một chương trình khuyến mãi trực tuyến là một cách rất hay để tăng lượng email trong danh sách của bạn. Những người tham gia vào đợt khuyến mãi khi đăng kí sẽ cung cấp địa chỉ email của mình.
• Tổ chức sự kiện. Các sự kiện thu hút nhiều người tham gia là cơ hội để bạn bổ sung thêm các địa chỉ email vào danh sách của mình. Với các sự kiện trực tuyến, bạn sẽ nhanh chóng tổng hợp được dữ liệu người dùng.
Còn với các sự kiện ngoại tuyến như hội nghị, cuộc thi, triển lãm bạn nên cử một nhân viên chuyên hỏi và tổng hợp thông tin về những người tham dự.
2. Xác nhận tình trạng địa chỉ:
Trong quá trình thu thập địa chỉ email từ nhiều nguồn khác nhau, có thể dẫn đến trường hợp có những email không thực sự tồn tại hoặc đã quá lâu chưa được sử dụng.
Để đảm bảo về địa chỉ email và việc gửi email đến người nhận sau này, cần phải chắc chắn về sự tồn tại các địa chỉ email.
Bạn có thể sử dụng những phần mềm lọc email để xác nhận tình trạng địa chỉ của email này.
3. Xác nhận quyền nhận email: có 2 hình thức để xác nhận quyền nhận email của khách hàng.
• Xác nhận đơn (Single Opt-in) nghĩa là một người đã đưa địa chỉ email của họ cho bạn và đồng thời cho bạn quyền gửi bản tin cho họ.
• Xác nhận kép (Double Opt-in, Confirmed Opt-in):
Khi khách hàng muốn truy cập vào Website và để lại thông tin để đăng kí vào danh sách của bạn, trong trường hợp này bạn gửi email xác nhận đã đăng kí thành công và gửi một đường link yêu cầu xác nhận lại thông qua việc click vào đường link.
